„Ich kann heute Abend nicht.“ – „Nein.“- „Ok.“ Was für den einen als völlig normaler Satz oder Botschaft gilt, versteht ein anderer wiederum als Angriff oder als ein Zeichen des Unmuts.
Das liegt nicht zuletzt daran, dass in der Zeit von sozialen Medien und digitaler Arbeit die Verwendung von Emojis Usus geworden ist. Diese geben Auskunft über die Emotion des Anderen und ersetzen im digitalen Miteinander Gestik, Mimik und Tonlage der Kommunikation.
Missverständnisse entstehen jedoch nicht nur durch Emojis (z.B. alleine für „Freude“ gibt es Emojis im zweistelligen Bereich), sondern auch durch die Formulierung des Textes, Verkürzung der Botschaften, Zeichensetzung (z.B. keine Punktation) und Verwendung weiterer Stilmittel (z.B. GIFs oder „ … “ am Anfang oder Ende einer Nachricht).
Wie können daher Missverständnisse vermindert werden?
Nicht vorschnell:
Den Text vor dem Absenden nochmal durchlesen und versuchen, sich in den Empfänger hineinzuversetzen (z.B. „Wie könnte die Nachricht aufgenommen werden?“, „Ist die Formulierung konstruktiv bzw. hilfreich?“)
Den richtigen Kanal wählen:
Jeder Kanal (z.B. E-Mail, WhatsApp, Videoanruf) beinhaltet eine unterschiedliche Informationstiefe und ist daher nicht für jede Botschaft gleich sinnvoll. Bei wichtigen oder heiklen Themen ist z.B. das persönliche Gespräch häufig die bessere Wahl, während reine Informationen gut auch per Mail kommuniziert werden können.
Botschaft anreichern:
Sollte bei einem wichtigen Thema ein persönliches Gespräch nicht möglich sein, dann investieren Sie mehr Zeit und Worte in die Nachricht, um möglichst viel Kontext zu liefern. Auch die Sprachaufnahmefunktion am Handy kann sich hier als hilfreich erweisen.
„Die Formatierung macht die Musik“:
Ähnlich wie Emojis bei WhatsApp & Co, liefert die Formatierung einer E-Mail eine nonverbale Aussage über deren Inhalt. Relevant sind Groß- und Kleinschreibung (z.B. DRINGEND), Zeichensetzung (z.B. !!!!!!!!!Wichtig!!!!!!!!!!!) und Farbe sowie Schriftart (z.B. „Daher ersuche ich sofort, um …“). Setzen Sie die Formatierung daher ganz bewusst ein.
„So wie man in Outlook hineinruft, so schallt es auch wieder heraus“:
Orientieren Sie sich an positiven Beispielen für Kommunikation aus Ihrem Arbeitsumfeld und reflektieren Sie, welche Verhaltensweisen Sie ebenfalls umsetzen könnten.
In diesem Sinne, gutes Gelingen bei der digitalen Kommunikation!