Virtuelles Meeting

9 Tipps für erfolgreiche, virtuelle Meetings

Vorbereitung ist alles. Folgende Aspekte wirken positiv auf die Aufmerksamkeit der Teilnehmer*innen – und sie unterstützen dabei, die Ziele des Meetings zu erreichen:

Technik

Machen Sie sich mit der Technik, wie Bildschirm teilen oder Wechsel zwischen den Ansichten, vertraut.

Umgebung

Achten Sie auf eine gute Ausleuchtung des Gesichts von vorne. Platzieren Sie die Kamera auf Augenhöhe, um den Eindruck eines »Von-oben-Herabschauens« bzw. »Von-unten Hinaufschauens« zu vermeiden.

Pausen

Regelmäßige Pausen von fünf bis zehn Minuten bei Meetings über eine Stunde sorgen dafür, dass die Konzentration erhalten bleibt. In der digitalen Welt gilt eine Konzentrationsgrenze von max. 90 Min.

Agenda

Schicken Sie zwei bis drei Tage vor dem Meeting eine Agenda aus. So können sich alle vorbereiten.

Meetingregeln

Damit alle wissen, was sie erwartet bzw. was von ihnen erwartet wird, helfen ein genauer Ablauf und klare Meetingregeln.

Zeitplan und Disziplin

Bereits fünf bis zehn Minuten Verspätung haben zur Folge, dass Zufriedenheit, Effektivität und Produktivität rasant abnehmen.

Dialog versus Monolog

»Frontalunterricht« und Monologe vermeiden: Das Meeting sollte zwar zielorientiert sein, aber einem gegenseitigen Austausch dienen.

Zeichen für Wortmeldung

Legen Sie ein Zeichen fest, wie sich die Teilnehmer*innen zu Wort melden können, z.B. Handheben. Wer nicht spricht, macht sein Mikrofon aus. Fragen oder Kommentare direkt an Personen richten und das Gegenüber beim Namen nennen.

Eröffnungsrunde

ermöglicht im Meeting anzukommen und bietet Führungskräften eine gute Möglichkeit eventuell benötigten Unterstützungsbedarf zu erkennen.