Hybrid-Office: Gemeinsam

Wie bei allen Themen finden wir auch beim Home-Office zwei Seiten einer Medaille. Der soziale Kontakt mit den Kolleg:innen und auch zur Führungskraft hat sich als sehr wichtig gezeigt, neben einem großen Wunsch der Mitarbeitenden Homeoffice beizubehalten.

Bei der Frage nach dem idealen Home-Office-Modell kommt wie aus einem Munde: »Ein bis zwei Tage im Büro, um auch meine Kolleg:innen zu sehen«. Home-Office oder besser gesagt Hybrid-Office wird dort, wo es gelebt werden kann, voraussichtlich auch zukünftig eine wichtige Rolle spielen und ist gekommen, um bleiben zu dürfen. Sämtliche Möglichkeiten virtuelle Zusammengehörigkeit und Teamarbeit trotz »Distanz« zu schaffen, werden damit immer schlagender.

Um die Auswirkungen und auch die aktuelle Situation in den Unternehmen sichtbar zu machen, haben sich viele Unternehmen trotz anhaltender Pandemie dazu entschlossen, auch heuer mit IBG die Evaluierung der psychosozialen Belastungen durchzuführen und dabei das neue IBG Home-Office Modul zu integrieren, das Unternehmen einen Überblick über erfolgreiche Zusammenarbeit und verbliebene Probleme von Teams oder Abteilungen gibt. Aufbauend auf diesen Ergebnissen können spezifische Herausforderungen aufgespürt, gelöst und das virtuelle Arbeiten nachhaltig optimiert werden.

Kommunikation und Zusammenarbeit

Die Ergebnisse des Home-Office-Moduls zeigen Ähnliches hinsichtlich der Dimension »Kommunikation und Zusammenarbeit«. Wie auch in der Literatur und in Studien immer wieder angeführt, hat sich auch bei diesen Befragungen der soziale Zusammenhalt als ein wichtiges gesundheitsförderndes Potential gezeigt. Der Wegfall von informellen Kontakten zu Kolleg:innen und Führungskräften birgt das Risiko der Vereinsamung sowie ein abnehmendes Team-Gefühl. Das hat sich sehr deutlich als übergreifendes Thema gezeigt.

Neben der Tatsache, dass die Produktivität und Arbeitseffizienz der Mitarbeiter:innen im Homeoffice nicht leidet – ganz im Gegenteil, aber eben sehr wohl der Zusammenhalt und auch die Konfliktlösungen. Das gilt es bei der Gestaltung von Homeoffice-Konzepten zu bedenken, damit die gebotenen Chancen (z.B. fokussierteres, ruhigeres Arbeiten; Nutzen der eigenen leistungsfähigen Tageszeiten) gut genutzt und die Risiken minimiert werden können.

Die Mitarbeiter:innen haben in den persönlichen Rückmeldungen immer wieder erwähnt, dass der Austausch mit den Kolleg:innen am Kaffeeautomaten, ein »Pläuschchen« über das Wochenende und spontane Begegnungen fehlen und sich Maßnahmen gewünscht bzw. positiv hervorgehoben, die teamstärkend wirken und das Miteinander und Gespräche fördern, wie z.B. virtuelle Pausenräume, vereinbarte Zeiten für informellen Austausch (z.B. auch nach einem Meeting oder get together 1x/ Woche, 1/2h) oder virtuelle Mittagspausen – wichtig dabei war die Kombination von digital und Präsenz im Büro.

Der kreative Austausch

Neben der Zusammenarbeit, den informellen Kontakten und der Stimmung im Team wurde auch der kreative Austausch bei allen Unternehmen als negativer beschrieben. Eine Idee skizzieren, ein Scribble anfertigen, Design-Vorschläge besprechen und anpassen etc. geht dank Screen-Share-Funktion auch im Videochat sehr gut.

Aber: kreative Zusammenarbeit wird durch das Beisammensein im selben Raum oft als viel fruchtbarer erlebt. Auch wenn mehrere Personen zeitgleich am selben Projekt arbeiten, kann Homeoffice den Austausch verkomplizieren. Die Kolleg:innen mal eben schnell um ihre Meinung fragen funktioniert besser, wenn man sich im selben Raum aufhält und nicht erst darauf warten muss, dass er oder sie ans Telefon geht oder zurückschreibt.

Ebenso funktionieren Diskussionen auf diese Art und Weise besser – nonverbale Signale werden besser wahrgenommen und verraten wie die einzelnen Personen auf Vorschläge oder Aussagen reagieren. Diese möglichen Grenzen zeigen wieder die Wichtigkeit des technischen Equipments (Fokus auf Qualität; Verfügbarkeit entsprechender CloudLösungen und Chatrooms sowie verschiedene virtuelle Meeting-Tools), von Erreichbarkeitsvereinbarungen und auch Meeting-Strukturen und Konzepten nach einer hybriden Arbeitsweise auf. Natürlich spielen bei all diesen Themen auch die Mitarbeiter*innen-Typen eine wesentliche Rolle – Menschen sind unterschiedlich.

Hybrid-Office als neue Arbeitsform

Dazu werden intensivere Kommunikation, Vertrauen, klar definierte Ziele, eine neue Meeting-Kultur und ein »neues« Führungsverständnis notwendig sein. Auch der Arbeitsplatz vor Ort wird sich dadurch verändern. Neben Desk-Sharing-Konzepten (dem Teilen von Arbeitsplätzen), braucht es Wohlfühlräume, Kommunikationsinseln, Brainstorming-Stationen, aber auch ruhige, abgeschottete Plätze, an denen konzentriertes Arbeiten möglich ist. Um die Unternehmenskultur positiv zu beeinflussen ist es wichtig an den Präsenztagen verstärkt darauf zu achten, Unternehmenskultur und Werte zu vermitteln und damit an der Bindung der Mitarbeiter*innen zu arbeiten. Denn Unternehmenskultur findet im Unternehmen statt.

Foto von Ivan Samkov von Pexels